SO SÁNH QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ TRỰC TIẾP VÀ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN THEO NGHỊ ĐỊNH 104/2025/NĐ-CP
- Thứ tư - 15/10/2025 09:49
- |In ra
- |Đóng cửa sổ này
ThS. Phạm Anh Vũ
Tóm tắt:
Công chứng điện tử là xu hướng tất yếu trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, đặc biệt trong lĩnh vực tư pháp và hành chính công. Sự ra đời của Luật Công chứng năm 2024 và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP đã đánh dấu bước tiến lớn trong việc thể chế hóa hoạt động công chứng điện tử, cụ thể hóa hai hình thức: công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến. Mỗi hình thức có quy trình, yêu cầu kỹ thuật và phạm vi áp dụng riêng, gắn liền với hạ tầng pháp lý của Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và các nền tảng số chuyên biệt.
Bài viết tập trung phân tích, so sánh hai quy trình này theo các tiêu chí: nền tảng pháp lý, đặc điểm kỹ thuật, vai trò của công chứng viên, phương thức xác thực, hình thức thực hiện, và hiệu lực pháp lý. Từ đó, tác giả kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện và áp dụng hiệu quả công chứng điện tử trong thực tiễn, góp phần hiện đại hóa nền công chứng Việt Nam.
Từ khóa: Công chứng điện tử, công chứng trực tuyến, công chứng trực tiếp, Luật Công chứng 2024, Nghị định 104/2025/NĐ-CP, chuyển đổi số, giao dịch điện tử.
1. Mở đầu
Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra sâu rộng trên toàn cầu, việc ứng dụng công nghệ số vào hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức nghề nghiệp là xu thế tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, cải thiện chất lượng dịch vụ công và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dân. Ngành công chứng với đặc thù là lĩnh vực có liên quan chặt chẽ đến các giao dịch dân sự, kinh tế cũng không nằm ngoài xu thế đó. Sự xuất hiện của công chứng điện tử đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa hoạt động công chứng, đồng thời là minh chứng cụ thể cho sự hội nhập của hệ thống pháp luật Việt Nam vào dòng chảy chuyển đổi số quốc gia.
Từ năm 2023, Quốc hội Việt Nam đã lần lượt thông qua hai đạo luật có tính chất nền tảng cho hoạt động số hóa trong lĩnh vực pháp lý: Luật Giao dịch điện tử năm 2023 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024) và Luật Công chứng năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025). Nếu Luật Giao dịch điện tử 2023 đóng vai trò là “hạ tầng mềm” quy định về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, chữ ký số, định danh và xác thực điện tử…, thì Luật Công chứng 2024 là “công trình kiến trúc” cụ thể hóa nguyên tắc đó trong hoạt động công chứng, một lĩnh vực vốn mang tính truyền thống và đòi hỏi chặt chẽ về mặt hình thức. Đặc biệt, Luật Công chứng 2024 lần đầu tiên ghi nhận “công chứng điện tử” như một phương thức chính thức, đồng thời giao Chính phủ quy định chi tiết về quy trình, điều kiện triển khai.
Thực hiện nhiệm vụ được giao, ngày 15/5/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng. Trong đó, Điều 52 và Điều 53 của Nghị định này quy định hai quy trình riêng biệt đối với công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến, điều này phản ánh sự phân hóa trong phương thức thực hiện công chứng điện tử tùy theo điều kiện kỹ thuật và nhu cầu thực tế.
Tuy nhiên, do mới được ban hành và chưa phổ biến rộng rãi, các nội dung của hai quy trình này vẫn còn là vấn đề mới mẻ đối với nhiều tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và cả người dân có nhu cầu sử dụng dịch vụ. Trong thực tiễn áp dụng, sự khác biệt giữa hai quy trình có thể dẫn đến sự lúng túng hoặc áp dụng không nhất quán nếu không được nhận diện đầy đủ.
Chính vì vậy, bài viết này nhằm phân tích và so sánh chi tiết quy trình công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến theo quy định tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP, trên nền tảng pháp lý của Luật Công chứng năm 2024 và Luật Giao dịch điện tử năm 2023. Qua đó, bài viết hướng tới việc làm rõ điểm giống và khác, đánh giá ưu - nhược điểm, và đề xuất một số kiến nghị để triển khai hiệu quả hai loại hình công chứng điện tử trong thực tiễn, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người dân và tổ chức.
2. Cơ sở pháp lý
Việc triển khai công chứng điện tử nói chung, và hai quy trình công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến nói riêng, được đặt trong khung pháp lý bao gồm các văn bản pháp luật nền tảng sau:
- Luật Giao dịch điện tử năm 2023
Luật Giao dịch điện tử năm 2023 được Quốc hội khóa XV thông qua ngày 22/6/2023 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2024, thay thế cho Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Đây là đạo luật mang tính nền tảng, tạo hành lang pháp lý toàn diện cho việc triển khai, phát triển và áp dụng các hoạt động giao dịch trong môi trường điện tử tại Việt Nam.
Luật quy định chi tiết về các nội dung trọng tâm như: Thông điệp dữ liệu và giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu; Việc gửi, nhận, xử lý thông điệp dữ liệu; Chứng thư điện tử và chữ ký điện tử; Dịch vụ tin cậy; Giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử; Giao dịch điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử, cùng các nguyên tắc về đảm bảo an toàn, bảo mật; Quản lý nhà nước về giao dịch điện tử…
Khác với Luật Giao dịch điện tử năm 2005 vốn có phạm vi điều chỉnh hẹp, chủ yếu giới hạn trong một số lĩnh vực cụ thể và chưa bao quát hết các nhu cầu thực tế của xã hội số, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định rõ ràng và đầy đủ các yếu tố thiết yếu của môi trường điện tử hiện đại. Qua đó, Luật không chỉ đóng vai trò như “nền tảng” cho mọi giao dịch điện tử, mà còn là tiền đề pháp lý quan trọng để hoạt động công chứng điện tử được triển khai hợp pháp, hiệu quả và phù hợp với xu hướng phát triển Chính phủ số, xã hội số, kinh tế số tại Việt Nam.
- Luật Công chứng năm 2024
Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) là văn bản chuyên ngành điều chỉnh hoạt động công chứng tại Việt Nam, thay thế Luật Công chứng 2014. Một trong những điểm đổi mới nổi bật của Luật này là lần đầu tiên ghi nhận và cho phép thực hiện công chứng điện tử, cụ thể: Nguyên tắc và phạm vi công chứng điện tử (Điều 62); Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử (Điều 63); Văn bản công chứng điện tử (Điều 64); Quy trình, thủ tục, hồ sơ công chứng điện tử (Điều 65).
Luật Công chứng năm 2024 đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng tại Việt Nam, đặc biệt là công chứng điện tử. Trước đây, việc triển khai công chứng điện tử chủ yếu dừng lại ở mức độ thí điểm hoặc dựa trên các quy trình hướng dẫn mang tính hỗ trợ, chưa có một khuôn khổ pháp lý chính thức, đồng bộ và có tính ràng buộc pháp lý cao. Luật không chỉ làm rõ quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong quy trình công chứng điện tử mà còn xác định trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trong việc đảm bảo tính chính xác, an toàn, bảo mật của giao dịch công chứng điện tử.
- Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng. Đây là bước đi quan trọng nhằm “kích hoạt” hành lang pháp lý đã được thiết lập dựa trên văn bản luật, giúp việc tổ chức và thực hiện công chứng điện tử chính thức đi vào thực tiễn một cách bài bản, thống nhất.
Cụ thể hóa Điều 65 Luật Công chứng năm 2024, Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về quy định quy trình công chứng điện tử trực tiếp (Điều 52) và quy định quy trình công chứng điện tử trực tuyến (Điều 53). Việc này giúp cụ thể hóa phương thức triển khai, đồng thời tạo cơ sở để tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, và người dân xác định đúng quy trình áp dụng tùy theo điều kiện và nhu cầu cụ thể.
3. So sánh hai quy trình công chứng điện tử: Trực tiếp và trực tuyến
Mặc dù đều được xác lập trên nền tảng công nghệ thông tin, sử dụng chữ ký số, hồ sơ điện tử và thông điệp dữ liệu làm phương thức thể hiện thì quy trình công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến có những điểm giống và khác nhau như sau:
3.1. Điểm giống nhau
* Thứ nhất, đều tác động đến tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên
Việc triển khai cả hai quy trình đồng thời sẽ tạo ra áp lực lớn về: Chuyển đổi số hạ tầng công nghệ: hệ thống phần mềm, kho dữ liệu, quy trình số hóa văn bản, bảo mật…; Nâng cao năng lực số cho đội ngũ công chứng viên: sử dụng phần mềm, xác thực điện tử, ký số, quản lý hồ sơ điện tử…; Tái cấu trúc quy trình hành nghề: từ việc tiếp nhận hồ sơ, lưu trữ, ký kết đến giải quyết tranh chấp sau công chứng.
Tuy nhiên, nếu được triển khai đúng hướng, hai quy trình này sẽ giúp nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, rút ngắn thời gian, chi phí, tiếp xúc hành chính, đồng thời nâng vị thế nghề công chứng trong kỷ nguyên chuyển đổi số.
* Thứ hai, cơ sở pháp lý và giá trị văn bản và quản lý
- Đều sử dụng chữ ký số của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và người yêu cầu công chứng theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023, Luật Công chứng năm 2024, Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025.
- Văn bản công chứng điện tử là chứng thư điện tử được tạo lập theo nguyên tắc và phạm vi theo quy định, là thông điệp dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy, được lưu trữ và truy xuất trên hệ thống công chứng điện tử.
- Công chứng viên vẫn thực hiện các bước theo Luật Công chứng, từ kiểm tra năng lực chủ thể, nội dung giao dịch, đến giải thích, tư vấn, soạn thảo văn bản công chứng…
- Việc lập văn bản công chứng hoàn tất khi công chứng viên ký số và đóng dấu chứng thực bằng phương tiện điện tử.
- Hệ thống phần mềm, kho lưu trữ, cơ chế kiểm tra đều chịu sự quản lý, giám sát của Bộ Tư pháp và cơ quan có thẩm quyền.
Thứ ba, về quy trình chung của công chứng điện tử: Trực tiếp và trực tuyến
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ: Cả hai đều thực hiện theo khoản 1, 2 Điều 43 Luật Công chứng năm 2024
Bước 2. Khởi tạo giao dịch: Công chứng viên khởi tạo giao dịch điện tử, tạo tài khoản cho các bên tham gia
Bước 3. Tải văn bản giao dịch: Văn bản giao dịch được tải lên ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc đã ký số bởi người có thẩm quyền
Bước 4. Đọc lại văn bản: Người yêu cầu công chứng đọc hoặc đề nghị công chứng viên đọc lại nội dung
Bước 5. Xuất trình giấy tờ, đối chiếu: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ và chuyển sang dữ liệu số để lưu trữ
Bước 6. Xác thực, ký số: Công chứng viên xác thực nhân thân, chứng kiến ký số
Bước 7. Kiểm tra chữ ký, gắn dấy thời gian: Công chứng viên kiểm tra chữ ký số, sau đó ký số và gắn dấu thời gian
Bước 8. Giao văn bản, thu phí: Tổ chức hành nghề công chứng ghi số, ký số, gắn dấu thời gian, thu phí và gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu
Bước 9. Lưu trữ hồ sơ: Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử
3.2. Điểm khác biệt
* Thứ nhất, khác nhau về thẩm quyền và cách thiết lập khởi tạo giao dịch
Mặc dù cả hai quy trình công chứng điện tử đều bao gồm 9 bước, trong đó bước 1 và bước 4 hoàn toàn giống nhau, thì bắt đầu từ bước 2 đã xuất hiện sự khác biệt đáng lưu ý. Cụ thể, điểm khác nhau thể hiện rõ ở hai khía cạnh: (1) thẩm quyền công chứng và (2) việc thiết lập cầu truyền hình trực tuyến.
- Đối với quy trình công chứng điện tử trực tiếp, giao dịch được công chứng viên khởi tạo thông qua tài khoản công chứng điện tử của mình, đồng thời có thể mời thêm tài khoản của các bên tham gia giao dịch (nếu có). Việc thực hiện không bị giới hạn về thẩm quyền theo loại tài sản, địa điểm hay hình thức giao dịch.
- Ngược lại, đối với quy trình công chứng điện tử trực tuyến, việc khởi tạo giao dịch chỉ được thực hiện bởi công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 44 Luật Công chứng năm 2024, tức là tổ chức hành nghề công chứng phải có thẩm quyền công chứng giao dịch về bất động sản. Bên cạnh đó, quy trình này bắt buộc phải thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu nhằm xác lập sự tham gia hợp lệ của các bên.
* Thứ hai, cùng thao tác tải lên, nhưng khác về bản chất thực hiện và mục đích
Ở cả hai quy trình công chứng điện tử (trực tiếp và trực tuyến), công việc được thực hiện trong bước 3 đều là tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo dưới dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản đã được ký số. Tuy nhiên, sự khác biệt lại nằm ở tính chất thực hiện và vai trò của chủ thể tham gia giao dịch:
- Quy trình công chứng điện tử trực tiếp: Việc tải lên được thực hiện bởi một công chứng viên duy nhất trong một tổ chức hành nghề công chứng, và do không có sự tham gia đồng thời của các điểm cầu khác, nên hành vi “tải lên” là để hoàn tất bước chuẩn bị nội dung giao dịch.
- Quy trình công chứng điện tử trực tuyến: Trong quy trình này, có nhiều tổ chức hành nghề công chứng cùng phối hợp, nên công chứng viên khởi tạo giao dịch phải tải văn bản lên để chia sẻ và đồng bộ hóa thông tin giữa các điểm cầu, phục vụ cho việc cùng xem xét, xác minh và chứng kiến giao dịch một cách thống nhất.
Tóm lại: Dù cùng là hành vi “tải lên”, nhưng ở quy trình trực tiếp, việc này mang tính đơn tuyến – tải lên là xong; còn ở quy trình trực tuyến, nó là khâu khởi tạo và chia sẻ để đảm bảo sự phối hợp giữa các chủ thể công chứng ở nhiều điểm cầu khác nhau.
* Thứ ba, giống về trình tự xác minh, khác ở cách thức xác nhận sự thống nhất giữa các bên
Tương tự với bước 5, bước này về cơ bản là giống hệt nhau, vì cả hai quy trình đều yêu cầu người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch rồi xuất trình giấy tờ theo quy định để công chứng viên đối chiếu.
Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở mục đích của việc chuyển đổi giấy tờ thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử. Ở quy trình công chứng trực tiếp, do công chứng viên đã kiểm tra, đối chiếu đầy đủ giấy tờ với cơ sở dữ liệu và xác nhận tính xác thực, nên việc tải dữ liệu lên chỉ nhằm mục đích lưu trữ hồ sơ.
Ngược lại, trong quy trình công chứng trực tuyến, sau khi công chứng viên kiểm tra, giấy tờ được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng để các công chứng viên khác cũng như người tham gia giao dịch tại các điểm cầu cùng xem xét, kiểm tra, đối chiếu thông tin nhằm đảm bảo dữ liệu trùng khớp và mọi bên đều thống nhất trước khi hoàn tất giao dịch.
Do đó, dù bước 5 thực hiện rất giống nhau về mặt thao tác, thì mục đích sử dụng thông tin tải lên giữa hai quy trình có sự khác biệt rõ ràng: một bên là để lưu trữ hồ sơ, một bên là để đối chiếu, xác nhận thông tin đồng bộ giữa nhiều điểm cầu trong quy trình trực tuyến.
* Thứ tư, giống về thao tác xác nhận nhân thân, chứng kiến ký số, nhưng khác ở thời điểm và cách thức xác nhận tính hợp pháp của giao dịch
Tại bước 6, cả trong công chứng trực tiếp và công chứng trực tuyến, công chứng viên đều thực hiện việc nhận diện, xác thực nhân thân của người tham gia giao dịch, sau đó chứng kiến người này ký số vào văn bản giao dịch. Đây là điểm thống nhất trong trình tự thực hiện của hai hình thức công chứng.
Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở nội dung công việc mà công chứng viên thực hiện trước khi chứng kiến ký số. Đối với công chứng trực tuyến, công chứng viên không chỉ xác thực nhân thân mà còn phải xác minh thêm tính hợp pháp và tính xác thực của giao dịch ngay tại bước này. Điều này xuất phát từ đặc thù của môi trường trực tuyến, các bên tham gia ở các điểm cầu khác nhau nên yêu cầu kiểm tra pháp lý được tăng cường, đảm bảo giao dịch thực sự đủ điều kiện trước khi được ký số.
Ngược lại, trong công chứng trực tiếp, việc xác minh tính hợp pháp và tính xác thực của giao dịch đã được công chứng viên thực hiện kỹ lưỡng ở các bước trước đó (trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra giấy tờ, soạn thảo dự thảo hợp đồng…). Do đó, ở bước này, công chứng viên chỉ còn thực hiện xác minh nhân thân và chứng kiến ký số.
Sự khác biệt này không phải là sự thiếu sót hay mâu thuẫn trong quy định, mà phản ánh đặc điểm kỹ thuật và bảo đảm pháp lý riêng biệt của từng hình thức công chứng.
* Thứ năm, giống nhau về hành vi ký số, nhưng khác nhau về cơ chế phối hợp và phân công trách nhiệm giữa các công chứng viên
Ở bước 7, điểm chung giữa công chứng trực tiếp và công chứng trực tuyến là công chứng viên đều thực hiện việc kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số của người tham gia giao dịch và kết thúc bằng việc ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng. Tuy nhiên, điểm khác biệt rõ rệt nằm ở số lượng công chứng viên tham gia và phân công nhiệm vụ trong quá trình kiểm tra và ký xác nhận.
- Trong công chứng trực tiếp, quy trình tập trung và đơn giản hơn: một công chứng viên thực hiện toàn bộ việc kiểm tra chữ ký số, sau đó trực tiếp ký số và đóng dấu thời gian vào lời chứng.
- Trong khi đó, công chứng trực tuyến thường diễn ra tại nhiều điểm cầu, có thể có nhiều công chứng viên cùng tham gia. Trước hết, các công chứng viên tại các điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số của người tham gia giao dịch trước sự chứng kiến của họ, và ký xác nhận vào văn bản giao dịch. Sau cùng, công chứng viên đã khởi tạo giao dịch công chứng điện tử sẽ thực hiện bước kiểm tra tổng thể, bảo đảm chữ ký số của toàn bộ người tham gia giao dịch và các công chứng viên khác đều hợp lệ, trước khi ký số cuối cùng và gắn dấu thời gian vào lời chứng.
Điều này cho thấy quy trình công chứng điện tử trực tuyến không chỉ đòi hỏi sự phối hợp nhiều chiều, mà còn đặt ra yêu cầu về cơ chế kiểm soát lẫn nhau và kiểm tra chéo để bảo đảm tính toàn vẹn và hợp pháp của văn bản được ký trong môi trường số.
Thứ sáu, giống nhau về nội dung công việc, nhưng khác nhau ở cơ chế phối hợp - chỉ một tổ chức được quyền ghi sổ
Ở bước 8, cả công chứng trực tiếp và công chứng trực tuyến đều thực hiện các công việc giống nhau: ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian, thu phí và các chi phí liên quan, sau đó gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng thông qua email hoặc phương thức lưu trữ đã đăng ký. Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở cơ chế phối hợp và xác định tổ chức có thẩm quyền ghi sổ:
- Với công chứng trực tiếp, toàn bộ quy trình diễn ra tại một tổ chức hành nghề công chứng, nên chính tổ chức này thực hiện việc ghi sổ, ký số và lưu trữ.
- Với công chứng trực tuyến, có sự tham gia của nhiều tổ chức hành nghề công chứng tại các điểm cầu. Tuy nhiên, để bảo đảm thống nhất và tránh trùng lặp, chỉ tổ chức hành nghề công chứng khởi tạo giao dịch mới được ghi vào sổ công chứng điện tử, thay mặt cho toàn bộ hệ thống thực hiện lưu trữ chính thức. Điều này giúp thống nhất dữ liệu trên toàn hệ thống công chứng điện tử và rõ ràng về trách nhiệm pháp lý.
* Thứ bảy, giống nhau ở trách nhiệm lưu trữ, khác nhau ở phạm vi chia sẻ thông tin
Ở bước cuối cùng này, cả công chứng trực tiếp và trực tuyến đều có chung nhiệm vụ: vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử theo quy định. Đây là bước mang tính tổng kết, đảm bảo tính pháp lý và truy xuất đối với toàn bộ quy trình giao dịch đã thực hiện.
Tuy nhiên, trong công chứng trực tuyến, do đặc thù có sự tham gia đa điểm cầu, nên bên cạnh việc lưu trữ nội bộ, tổ chức hành nghề công chứng khởi tạo giao dịch còn phải chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho các công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng khác đã cùng tham gia chứng nhận giao dịch tại các điểm cầu.
Điều này nhằm đảm bảo tính công khai, chia sẻ và thống nhất thông tin giữa các bên cùng tham gia công chứng điện tử, giúp các tổ chức và công chứng viên cùng chịu trách nhiệm có thể truy cập, tra cứu và đối chiếu trong trường hợp cần thiết. Trong khi đó, công chứng trực tiếp không phát sinh yêu cầu chia sẻ này vì toàn bộ hoạt động chỉ diễn ra tại một tổ chức duy nhất.
4. Kết luận
Việc ban hành Luật Công chứng năm 2024 và đặc biệt là Nghị định 104/2025/NĐ-CP đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số hoạt động công chứng tại Việt Nam, đặt nền tảng pháp lý rõ ràng cho hai hình thức công chứng điện tử: trực tiếp và trực tuyến.
Qua phân tích và so sánh chi tiết từng bước trong quy trình thực hiện, có thể nhận thấy rằng: Cả hai hình thức đều tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chữ ký số, hệ thống công nghệ thông tin, bảo mật và lưu trữ theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Luật Công chứng sửa đổi năm 2024.
Từ góc độ ứng dụng, việc lựa chọn hình thức công chứng phù hợp cần dựa vào mục tiêu của giao dịch, điều kiện thực tế của người yêu cầu công chứng và năng lực triển khai của tổ chức hành nghề công chứng.
Trong thời gian tới, để đảm bảo công chứng điện tử thực sự phát huy hiệu quả, cần: Tăng cường đào tạo công chứng viên về kỹ năng số, hoàn thiện hệ thống kỹ thuật, kết nối đồng bộ giữa các tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời phải có cơ chế hỗ trợ triển khai thực hiện.
Việc hoàn thiện quy trình và triển khai hiệu quả cả hai hình thức công chứng điện tử không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, mà còn góp phần quan trọng vào công cuộc hiện đại hóa nền hành chính tư pháp và bảo đảm quyền lợi pháp lý cho người dân và doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật Giao dịch điện tử năm 2023;
2. Luật Công chứng năm 2024;
3. Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
4. Nguyễn Thị Vinh Hương (2023), Một số vấn đề pháp lý về công chứng điện tử, Tạp chí Công thương, https://tapchicongthuong.vn/mot-so-van-de-phap-ly-ve-cong-chung-dien-tu-108250.htm;
5. Hoàng Văn Hữu, Nguyễn Duy Thái (2024), Công chứng điện tử tại Việt Nam - Khó khăn, vướng mắc và đề xuất hoàn thiện, Tạp chí Dân chủ và Pháp luật.
Công chứng điện tử là xu hướng tất yếu trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, đặc biệt trong lĩnh vực tư pháp và hành chính công. Sự ra đời của Luật Công chứng năm 2024 và Nghị định số 104/2025/NĐ-CP đã đánh dấu bước tiến lớn trong việc thể chế hóa hoạt động công chứng điện tử, cụ thể hóa hai hình thức: công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến. Mỗi hình thức có quy trình, yêu cầu kỹ thuật và phạm vi áp dụng riêng, gắn liền với hạ tầng pháp lý của Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và các nền tảng số chuyên biệt.
Bài viết tập trung phân tích, so sánh hai quy trình này theo các tiêu chí: nền tảng pháp lý, đặc điểm kỹ thuật, vai trò của công chứng viên, phương thức xác thực, hình thức thực hiện, và hiệu lực pháp lý. Từ đó, tác giả kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện và áp dụng hiệu quả công chứng điện tử trong thực tiễn, góp phần hiện đại hóa nền công chứng Việt Nam.
Từ khóa: Công chứng điện tử, công chứng trực tuyến, công chứng trực tiếp, Luật Công chứng 2024, Nghị định 104/2025/NĐ-CP, chuyển đổi số, giao dịch điện tử.
1. Mở đầu
Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra sâu rộng trên toàn cầu, việc ứng dụng công nghệ số vào hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức nghề nghiệp là xu thế tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, cải thiện chất lượng dịch vụ công và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dân. Ngành công chứng với đặc thù là lĩnh vực có liên quan chặt chẽ đến các giao dịch dân sự, kinh tế cũng không nằm ngoài xu thế đó. Sự xuất hiện của công chứng điện tử đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa hoạt động công chứng, đồng thời là minh chứng cụ thể cho sự hội nhập của hệ thống pháp luật Việt Nam vào dòng chảy chuyển đổi số quốc gia.
Từ năm 2023, Quốc hội Việt Nam đã lần lượt thông qua hai đạo luật có tính chất nền tảng cho hoạt động số hóa trong lĩnh vực pháp lý: Luật Giao dịch điện tử năm 2023 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024) và Luật Công chứng năm 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025). Nếu Luật Giao dịch điện tử 2023 đóng vai trò là “hạ tầng mềm” quy định về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, chữ ký số, định danh và xác thực điện tử…, thì Luật Công chứng 2024 là “công trình kiến trúc” cụ thể hóa nguyên tắc đó trong hoạt động công chứng, một lĩnh vực vốn mang tính truyền thống và đòi hỏi chặt chẽ về mặt hình thức. Đặc biệt, Luật Công chứng 2024 lần đầu tiên ghi nhận “công chứng điện tử” như một phương thức chính thức, đồng thời giao Chính phủ quy định chi tiết về quy trình, điều kiện triển khai.
Thực hiện nhiệm vụ được giao, ngày 15/5/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng. Trong đó, Điều 52 và Điều 53 của Nghị định này quy định hai quy trình riêng biệt đối với công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến, điều này phản ánh sự phân hóa trong phương thức thực hiện công chứng điện tử tùy theo điều kiện kỹ thuật và nhu cầu thực tế.
Tuy nhiên, do mới được ban hành và chưa phổ biến rộng rãi, các nội dung của hai quy trình này vẫn còn là vấn đề mới mẻ đối với nhiều tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và cả người dân có nhu cầu sử dụng dịch vụ. Trong thực tiễn áp dụng, sự khác biệt giữa hai quy trình có thể dẫn đến sự lúng túng hoặc áp dụng không nhất quán nếu không được nhận diện đầy đủ.
Chính vì vậy, bài viết này nhằm phân tích và so sánh chi tiết quy trình công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến theo quy định tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP, trên nền tảng pháp lý của Luật Công chứng năm 2024 và Luật Giao dịch điện tử năm 2023. Qua đó, bài viết hướng tới việc làm rõ điểm giống và khác, đánh giá ưu - nhược điểm, và đề xuất một số kiến nghị để triển khai hiệu quả hai loại hình công chứng điện tử trong thực tiễn, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực công chứng và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người dân và tổ chức.
2. Cơ sở pháp lý
Việc triển khai công chứng điện tử nói chung, và hai quy trình công chứng điện tử trực tiếp và trực tuyến nói riêng, được đặt trong khung pháp lý bao gồm các văn bản pháp luật nền tảng sau:
- Luật Giao dịch điện tử năm 2023
Luật Giao dịch điện tử năm 2023 được Quốc hội khóa XV thông qua ngày 22/6/2023 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2024, thay thế cho Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Đây là đạo luật mang tính nền tảng, tạo hành lang pháp lý toàn diện cho việc triển khai, phát triển và áp dụng các hoạt động giao dịch trong môi trường điện tử tại Việt Nam.
Luật quy định chi tiết về các nội dung trọng tâm như: Thông điệp dữ liệu và giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu; Việc gửi, nhận, xử lý thông điệp dữ liệu; Chứng thư điện tử và chữ ký điện tử; Dịch vụ tin cậy; Giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử; Giao dịch điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử, cùng các nguyên tắc về đảm bảo an toàn, bảo mật; Quản lý nhà nước về giao dịch điện tử…
Khác với Luật Giao dịch điện tử năm 2005 vốn có phạm vi điều chỉnh hẹp, chủ yếu giới hạn trong một số lĩnh vực cụ thể và chưa bao quát hết các nhu cầu thực tế của xã hội số, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định rõ ràng và đầy đủ các yếu tố thiết yếu của môi trường điện tử hiện đại. Qua đó, Luật không chỉ đóng vai trò như “nền tảng” cho mọi giao dịch điện tử, mà còn là tiền đề pháp lý quan trọng để hoạt động công chứng điện tử được triển khai hợp pháp, hiệu quả và phù hợp với xu hướng phát triển Chính phủ số, xã hội số, kinh tế số tại Việt Nam.
- Luật Công chứng năm 2024
Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) là văn bản chuyên ngành điều chỉnh hoạt động công chứng tại Việt Nam, thay thế Luật Công chứng 2014. Một trong những điểm đổi mới nổi bật của Luật này là lần đầu tiên ghi nhận và cho phép thực hiện công chứng điện tử, cụ thể: Nguyên tắc và phạm vi công chứng điện tử (Điều 62); Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử (Điều 63); Văn bản công chứng điện tử (Điều 64); Quy trình, thủ tục, hồ sơ công chứng điện tử (Điều 65).
Luật Công chứng năm 2024 đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng tại Việt Nam, đặc biệt là công chứng điện tử. Trước đây, việc triển khai công chứng điện tử chủ yếu dừng lại ở mức độ thí điểm hoặc dựa trên các quy trình hướng dẫn mang tính hỗ trợ, chưa có một khuôn khổ pháp lý chính thức, đồng bộ và có tính ràng buộc pháp lý cao. Luật không chỉ làm rõ quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong quy trình công chứng điện tử mà còn xác định trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trong việc đảm bảo tính chính xác, an toàn, bảo mật của giao dịch công chứng điện tử.
- Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng. Đây là bước đi quan trọng nhằm “kích hoạt” hành lang pháp lý đã được thiết lập dựa trên văn bản luật, giúp việc tổ chức và thực hiện công chứng điện tử chính thức đi vào thực tiễn một cách bài bản, thống nhất.
Cụ thể hóa Điều 65 Luật Công chứng năm 2024, Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về quy định quy trình công chứng điện tử trực tiếp (Điều 52) và quy định quy trình công chứng điện tử trực tuyến (Điều 53). Việc này giúp cụ thể hóa phương thức triển khai, đồng thời tạo cơ sở để tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, và người dân xác định đúng quy trình áp dụng tùy theo điều kiện và nhu cầu cụ thể.
3. So sánh hai quy trình công chứng điện tử: Trực tiếp và trực tuyến
Mặc dù đều được xác lập trên nền tảng công nghệ thông tin, sử dụng chữ ký số, hồ sơ điện tử và thông điệp dữ liệu làm phương thức thể hiện thì quy trình công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến có những điểm giống và khác nhau như sau:
3.1. Điểm giống nhau
* Thứ nhất, đều tác động đến tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên
Việc triển khai cả hai quy trình đồng thời sẽ tạo ra áp lực lớn về: Chuyển đổi số hạ tầng công nghệ: hệ thống phần mềm, kho dữ liệu, quy trình số hóa văn bản, bảo mật…; Nâng cao năng lực số cho đội ngũ công chứng viên: sử dụng phần mềm, xác thực điện tử, ký số, quản lý hồ sơ điện tử…; Tái cấu trúc quy trình hành nghề: từ việc tiếp nhận hồ sơ, lưu trữ, ký kết đến giải quyết tranh chấp sau công chứng.
Tuy nhiên, nếu được triển khai đúng hướng, hai quy trình này sẽ giúp nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, rút ngắn thời gian, chi phí, tiếp xúc hành chính, đồng thời nâng vị thế nghề công chứng trong kỷ nguyên chuyển đổi số.
* Thứ hai, cơ sở pháp lý và giá trị văn bản và quản lý
- Đều sử dụng chữ ký số của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và người yêu cầu công chứng theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023, Luật Công chứng năm 2024, Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025.
- Văn bản công chứng điện tử là chứng thư điện tử được tạo lập theo nguyên tắc và phạm vi theo quy định, là thông điệp dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy, được lưu trữ và truy xuất trên hệ thống công chứng điện tử.
- Công chứng viên vẫn thực hiện các bước theo Luật Công chứng, từ kiểm tra năng lực chủ thể, nội dung giao dịch, đến giải thích, tư vấn, soạn thảo văn bản công chứng…
- Việc lập văn bản công chứng hoàn tất khi công chứng viên ký số và đóng dấu chứng thực bằng phương tiện điện tử.
- Hệ thống phần mềm, kho lưu trữ, cơ chế kiểm tra đều chịu sự quản lý, giám sát của Bộ Tư pháp và cơ quan có thẩm quyền.
Thứ ba, về quy trình chung của công chứng điện tử: Trực tiếp và trực tuyến
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ: Cả hai đều thực hiện theo khoản 1, 2 Điều 43 Luật Công chứng năm 2024
Bước 2. Khởi tạo giao dịch: Công chứng viên khởi tạo giao dịch điện tử, tạo tài khoản cho các bên tham gia
Bước 3. Tải văn bản giao dịch: Văn bản giao dịch được tải lên ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc đã ký số bởi người có thẩm quyền
Bước 4. Đọc lại văn bản: Người yêu cầu công chứng đọc hoặc đề nghị công chứng viên đọc lại nội dung
Bước 5. Xuất trình giấy tờ, đối chiếu: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ và chuyển sang dữ liệu số để lưu trữ
Bước 6. Xác thực, ký số: Công chứng viên xác thực nhân thân, chứng kiến ký số
Bước 7. Kiểm tra chữ ký, gắn dấy thời gian: Công chứng viên kiểm tra chữ ký số, sau đó ký số và gắn dấu thời gian
Bước 8. Giao văn bản, thu phí: Tổ chức hành nghề công chứng ghi số, ký số, gắn dấu thời gian, thu phí và gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu
Bước 9. Lưu trữ hồ sơ: Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử
3.2. Điểm khác biệt
* Thứ nhất, khác nhau về thẩm quyền và cách thiết lập khởi tạo giao dịch
Mặc dù cả hai quy trình công chứng điện tử đều bao gồm 9 bước, trong đó bước 1 và bước 4 hoàn toàn giống nhau, thì bắt đầu từ bước 2 đã xuất hiện sự khác biệt đáng lưu ý. Cụ thể, điểm khác nhau thể hiện rõ ở hai khía cạnh: (1) thẩm quyền công chứng và (2) việc thiết lập cầu truyền hình trực tuyến.
- Đối với quy trình công chứng điện tử trực tiếp, giao dịch được công chứng viên khởi tạo thông qua tài khoản công chứng điện tử của mình, đồng thời có thể mời thêm tài khoản của các bên tham gia giao dịch (nếu có). Việc thực hiện không bị giới hạn về thẩm quyền theo loại tài sản, địa điểm hay hình thức giao dịch.
- Ngược lại, đối với quy trình công chứng điện tử trực tuyến, việc khởi tạo giao dịch chỉ được thực hiện bởi công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 44 Luật Công chứng năm 2024, tức là tổ chức hành nghề công chứng phải có thẩm quyền công chứng giao dịch về bất động sản. Bên cạnh đó, quy trình này bắt buộc phải thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu nhằm xác lập sự tham gia hợp lệ của các bên.
* Thứ hai, cùng thao tác tải lên, nhưng khác về bản chất thực hiện và mục đích
Ở cả hai quy trình công chứng điện tử (trực tiếp và trực tuyến), công việc được thực hiện trong bước 3 đều là tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo dưới dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản đã được ký số. Tuy nhiên, sự khác biệt lại nằm ở tính chất thực hiện và vai trò của chủ thể tham gia giao dịch:
- Quy trình công chứng điện tử trực tiếp: Việc tải lên được thực hiện bởi một công chứng viên duy nhất trong một tổ chức hành nghề công chứng, và do không có sự tham gia đồng thời của các điểm cầu khác, nên hành vi “tải lên” là để hoàn tất bước chuẩn bị nội dung giao dịch.
- Quy trình công chứng điện tử trực tuyến: Trong quy trình này, có nhiều tổ chức hành nghề công chứng cùng phối hợp, nên công chứng viên khởi tạo giao dịch phải tải văn bản lên để chia sẻ và đồng bộ hóa thông tin giữa các điểm cầu, phục vụ cho việc cùng xem xét, xác minh và chứng kiến giao dịch một cách thống nhất.
Tóm lại: Dù cùng là hành vi “tải lên”, nhưng ở quy trình trực tiếp, việc này mang tính đơn tuyến – tải lên là xong; còn ở quy trình trực tuyến, nó là khâu khởi tạo và chia sẻ để đảm bảo sự phối hợp giữa các chủ thể công chứng ở nhiều điểm cầu khác nhau.
* Thứ ba, giống về trình tự xác minh, khác ở cách thức xác nhận sự thống nhất giữa các bên
Tương tự với bước 5, bước này về cơ bản là giống hệt nhau, vì cả hai quy trình đều yêu cầu người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch rồi xuất trình giấy tờ theo quy định để công chứng viên đối chiếu.
Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở mục đích của việc chuyển đổi giấy tờ thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử. Ở quy trình công chứng trực tiếp, do công chứng viên đã kiểm tra, đối chiếu đầy đủ giấy tờ với cơ sở dữ liệu và xác nhận tính xác thực, nên việc tải dữ liệu lên chỉ nhằm mục đích lưu trữ hồ sơ.
Ngược lại, trong quy trình công chứng trực tuyến, sau khi công chứng viên kiểm tra, giấy tờ được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng để các công chứng viên khác cũng như người tham gia giao dịch tại các điểm cầu cùng xem xét, kiểm tra, đối chiếu thông tin nhằm đảm bảo dữ liệu trùng khớp và mọi bên đều thống nhất trước khi hoàn tất giao dịch.
Do đó, dù bước 5 thực hiện rất giống nhau về mặt thao tác, thì mục đích sử dụng thông tin tải lên giữa hai quy trình có sự khác biệt rõ ràng: một bên là để lưu trữ hồ sơ, một bên là để đối chiếu, xác nhận thông tin đồng bộ giữa nhiều điểm cầu trong quy trình trực tuyến.
* Thứ tư, giống về thao tác xác nhận nhân thân, chứng kiến ký số, nhưng khác ở thời điểm và cách thức xác nhận tính hợp pháp của giao dịch
Tại bước 6, cả trong công chứng trực tiếp và công chứng trực tuyến, công chứng viên đều thực hiện việc nhận diện, xác thực nhân thân của người tham gia giao dịch, sau đó chứng kiến người này ký số vào văn bản giao dịch. Đây là điểm thống nhất trong trình tự thực hiện của hai hình thức công chứng.
Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở nội dung công việc mà công chứng viên thực hiện trước khi chứng kiến ký số. Đối với công chứng trực tuyến, công chứng viên không chỉ xác thực nhân thân mà còn phải xác minh thêm tính hợp pháp và tính xác thực của giao dịch ngay tại bước này. Điều này xuất phát từ đặc thù của môi trường trực tuyến, các bên tham gia ở các điểm cầu khác nhau nên yêu cầu kiểm tra pháp lý được tăng cường, đảm bảo giao dịch thực sự đủ điều kiện trước khi được ký số.
Ngược lại, trong công chứng trực tiếp, việc xác minh tính hợp pháp và tính xác thực của giao dịch đã được công chứng viên thực hiện kỹ lưỡng ở các bước trước đó (trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra giấy tờ, soạn thảo dự thảo hợp đồng…). Do đó, ở bước này, công chứng viên chỉ còn thực hiện xác minh nhân thân và chứng kiến ký số.
Sự khác biệt này không phải là sự thiếu sót hay mâu thuẫn trong quy định, mà phản ánh đặc điểm kỹ thuật và bảo đảm pháp lý riêng biệt của từng hình thức công chứng.
* Thứ năm, giống nhau về hành vi ký số, nhưng khác nhau về cơ chế phối hợp và phân công trách nhiệm giữa các công chứng viên
Ở bước 7, điểm chung giữa công chứng trực tiếp và công chứng trực tuyến là công chứng viên đều thực hiện việc kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số của người tham gia giao dịch và kết thúc bằng việc ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng. Tuy nhiên, điểm khác biệt rõ rệt nằm ở số lượng công chứng viên tham gia và phân công nhiệm vụ trong quá trình kiểm tra và ký xác nhận.
- Trong công chứng trực tiếp, quy trình tập trung và đơn giản hơn: một công chứng viên thực hiện toàn bộ việc kiểm tra chữ ký số, sau đó trực tiếp ký số và đóng dấu thời gian vào lời chứng.
- Trong khi đó, công chứng trực tuyến thường diễn ra tại nhiều điểm cầu, có thể có nhiều công chứng viên cùng tham gia. Trước hết, các công chứng viên tại các điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số của người tham gia giao dịch trước sự chứng kiến của họ, và ký xác nhận vào văn bản giao dịch. Sau cùng, công chứng viên đã khởi tạo giao dịch công chứng điện tử sẽ thực hiện bước kiểm tra tổng thể, bảo đảm chữ ký số của toàn bộ người tham gia giao dịch và các công chứng viên khác đều hợp lệ, trước khi ký số cuối cùng và gắn dấu thời gian vào lời chứng.
Điều này cho thấy quy trình công chứng điện tử trực tuyến không chỉ đòi hỏi sự phối hợp nhiều chiều, mà còn đặt ra yêu cầu về cơ chế kiểm soát lẫn nhau và kiểm tra chéo để bảo đảm tính toàn vẹn và hợp pháp của văn bản được ký trong môi trường số.
Thứ sáu, giống nhau về nội dung công việc, nhưng khác nhau ở cơ chế phối hợp - chỉ một tổ chức được quyền ghi sổ
Ở bước 8, cả công chứng trực tiếp và công chứng trực tuyến đều thực hiện các công việc giống nhau: ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian, thu phí và các chi phí liên quan, sau đó gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng thông qua email hoặc phương thức lưu trữ đã đăng ký. Tuy nhiên, sự khác biệt nằm ở cơ chế phối hợp và xác định tổ chức có thẩm quyền ghi sổ:
- Với công chứng trực tiếp, toàn bộ quy trình diễn ra tại một tổ chức hành nghề công chứng, nên chính tổ chức này thực hiện việc ghi sổ, ký số và lưu trữ.
- Với công chứng trực tuyến, có sự tham gia của nhiều tổ chức hành nghề công chứng tại các điểm cầu. Tuy nhiên, để bảo đảm thống nhất và tránh trùng lặp, chỉ tổ chức hành nghề công chứng khởi tạo giao dịch mới được ghi vào sổ công chứng điện tử, thay mặt cho toàn bộ hệ thống thực hiện lưu trữ chính thức. Điều này giúp thống nhất dữ liệu trên toàn hệ thống công chứng điện tử và rõ ràng về trách nhiệm pháp lý.
* Thứ bảy, giống nhau ở trách nhiệm lưu trữ, khác nhau ở phạm vi chia sẻ thông tin
Ở bước cuối cùng này, cả công chứng trực tiếp và trực tuyến đều có chung nhiệm vụ: vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử theo quy định. Đây là bước mang tính tổng kết, đảm bảo tính pháp lý và truy xuất đối với toàn bộ quy trình giao dịch đã thực hiện.
Tuy nhiên, trong công chứng trực tuyến, do đặc thù có sự tham gia đa điểm cầu, nên bên cạnh việc lưu trữ nội bộ, tổ chức hành nghề công chứng khởi tạo giao dịch còn phải chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho các công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng khác đã cùng tham gia chứng nhận giao dịch tại các điểm cầu.
Điều này nhằm đảm bảo tính công khai, chia sẻ và thống nhất thông tin giữa các bên cùng tham gia công chứng điện tử, giúp các tổ chức và công chứng viên cùng chịu trách nhiệm có thể truy cập, tra cứu và đối chiếu trong trường hợp cần thiết. Trong khi đó, công chứng trực tiếp không phát sinh yêu cầu chia sẻ này vì toàn bộ hoạt động chỉ diễn ra tại một tổ chức duy nhất.
4. Kết luận
Việc ban hành Luật Công chứng năm 2024 và đặc biệt là Nghị định 104/2025/NĐ-CP đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số hoạt động công chứng tại Việt Nam, đặt nền tảng pháp lý rõ ràng cho hai hình thức công chứng điện tử: trực tiếp và trực tuyến.
Qua phân tích và so sánh chi tiết từng bước trong quy trình thực hiện, có thể nhận thấy rằng: Cả hai hình thức đều tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về chữ ký số, hệ thống công nghệ thông tin, bảo mật và lưu trữ theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Luật Công chứng sửa đổi năm 2024.
Từ góc độ ứng dụng, việc lựa chọn hình thức công chứng phù hợp cần dựa vào mục tiêu của giao dịch, điều kiện thực tế của người yêu cầu công chứng và năng lực triển khai của tổ chức hành nghề công chứng.
Trong thời gian tới, để đảm bảo công chứng điện tử thực sự phát huy hiệu quả, cần: Tăng cường đào tạo công chứng viên về kỹ năng số, hoàn thiện hệ thống kỹ thuật, kết nối đồng bộ giữa các tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời phải có cơ chế hỗ trợ triển khai thực hiện.
Việc hoàn thiện quy trình và triển khai hiệu quả cả hai hình thức công chứng điện tử không chỉ giúp nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, mà còn góp phần quan trọng vào công cuộc hiện đại hóa nền hành chính tư pháp và bảo đảm quyền lợi pháp lý cho người dân và doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật Giao dịch điện tử năm 2023;
2. Luật Công chứng năm 2024;
3. Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
4. Nguyễn Thị Vinh Hương (2023), Một số vấn đề pháp lý về công chứng điện tử, Tạp chí Công thương, https://tapchicongthuong.vn/mot-so-van-de-phap-ly-ve-cong-chung-dien-tu-108250.htm;
5. Hoàng Văn Hữu, Nguyễn Duy Thái (2024), Công chứng điện tử tại Việt Nam - Khó khăn, vướng mắc và đề xuất hoàn thiện, Tạp chí Dân chủ và Pháp luật.