Bài sinh hoạt chuyên môn “Kỹ năng quản lý thời gian”

I. MỤC TIÊU
Mục tiêu của bài sinh hoạt chuyên môn là giúp học sinh hiểu được giá trị của thời gian, ý thức được tầm quan trọng của quản lý thời gian, biết được cách sử dụng một số công cụ quản lý thời gian để có thể quản lý và kiểm soát được thời gian của bản thân. Trên cơ sở đó, nâng cao được chất lượng học tập của các em.
Bài sinh hoạt chuyên môn này có thể sử dụng trong các buổi sinh hoạt của GVCN, Đoàn Thanh niên, hoặc Tuần sinh hoạt công dân đầu mỗi khóa.
II. NỘI DUNG
1. Giá trị của thời gian
a) Mục đích: Giúp học sinh nhận thức được giá trị của thời gian
b) Phương pháp: Thuyết trình
c) Tổ chức hoạt động- thông tin hoạt động: GV thuyết trình về giá trị của thời gian
Thời gian có thể xem là điều quý giá nhất của con người, bởi vì không thể quay lại được, không thay đổi được, không mua bán được. Có người đã viết “Muốn biết giá trị một đời người, hãy hỏi người đang hấp hối; muốn biết giá trị một năm, hãy hỏi học sinh trượt đại học; muốn hiểu hết về giá trị của một tháng, hãy tiếp xúc với người mẹ đã phải sinh con thiếu tháng; để hiểu được giá trị của một tuần, hãy đến gặp tổng biên tập của tờ báo tuần; muốn biết giá trị một ngày, hãy hỏi tù nhân; muốn biết giá trị một giờ, hỏi người đang chờ đợi; để đánh giá đúng giá trị của một phút, hãy đặt mình vào tình cảnh của một người vừa lỡ chuyến bay hoặc chuyến tàu; muốn biết giá trị một giây, hãy hỏi người vừa thoát chết khỏi tai nạn; và để đánh giá đúng giá trị của một phần ngàn giây, hãy đến gặp người vừa mất huy chương vàng tại kỳ thi đấu thể thao Olympic”.
Vì vậy, chúng ta cần phải nhìn nhận giá trị thời gian và quí trọng nó; thật sự chúng ta không bao giờ thay đổi được thời gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp và sử dụng thời gian sao cho hiệu quả nhất.
 
2. Nguyên nhân gây lãng phí thời gian
a) Mục đích : Nhận diện được các nguyên nhân gây lãng phí thời gian và cách khắc phục.
b) Phương pháp: Cá nhân, làm việc nhóm
c) Chuẩn bị: Bảng “những tên trộm thời gian”, bút lông, nam châm

Những tên trộm thời gian	Cách đề phòng

d) Tổ chức hoạt động:
- Hỏi các em HS một số câu hỏi để đánh giá thực trạng quản lý thời gian của các em:
Việc quản lý thời gian có quan trọng đối với việc học tập của các em không?
Các em có lập kế hoạch hoặc thời gian biểu để sắp xếp thực hiện các công việc của mình không?
Các em có hoàn thành các công việc của mình đúng thời hạn không?
…
- Tổ chức cho HS làm việc nhóm:
Chia cả lớp thành hai nhóm và phát cho mỗi nhóm 1 bảng “những tên trộm thời gian” và bút lông;
Hướng dẫn mỗi nhóm sẽ viết các nguyên nhân gây lãng phí hoặc mất thời gian ở cột “Những tên trộm thời gian” và giải pháp khắc phục ở cột “Cách đề phòng” của nhóm mình trong 5 phút, khuyến khích học sinh viết càng nhiều ý kiến càng tốt.
 Hết thời gian quy định, yêu cầu các nhóm treo hoặc dán sản phẩm lên để cả lớp cùng quan sát được.
Giáo viên nhận xét kết quả làm việc của học sinh và tóm lược lại cho học sinh các nguyên nhân chủ yếu gây lãng phí thời gian mà học sinh đã trình bày, bổ sung các nguyên nhân học sinh chưa đề cập đến.
e) Thông tin hoạt động - Nguyên nhân gây lãng phí thời gian
- Lập kế hoạch và khả năng tổ chức kém:
Không có kế hoạch, không có sự ưu tiên, không có thời gian biểu làm việc; Giải quyết nhiều việc cùng một lúc…
- Tác nhân bên ngoài:
Điện thoại, internet,…; Khách đến thăm bất ngờ (bạn học tự dưng đến chơi, …); Tiếng ồn và mất tập trung…
- Điểm yếu của bản thân:
Không có khả năng nói “Không”; Thói quen trì hoãn công việc khi thấy khó khăn; Thiếu kỷ luật và cam kết…
- Phong cách làm việc (học tập) không hiệu quả:
Trao đổi thông tin không hiệu quả; Luôn tìm kiếm sự hoàn hảo thái quá; Quá nhiều giấy tờ, sách báo, tài liệu để đọc; Góc học tập, làm việc lộn xộn, mang tính tạm bợ…
 3. Công cụ quản lý thời gian
Giúp học sinh sử dụng được một số công cụ quản lý thời gian để quản lý thời gian học tập hiệu quả.
3.1. Công cụ “Nhật ký thời gian”                                       
a) Mục đích : Học sinh biết phân tích các công việc theo phương pháp ABC
b) Phương pháp: Làm bài tập cá nhân, thảo luận
c) Chuẩn bị: Phiếu bài tập “Nhật ký thời gian”

NHẬT KÝ THỜI GIAN
Thời gian	Công việc	Thời lượng	Kết quả	A, B, C

d) Tổ chức hoạt động:
Phát cho mỗi học sinh một phiếu bài tập “Nhật ký thời gian”;
 Yêu cầu học sinh ghi lại tất cả những việc đã làm, đã trải qua trong vòng 24 giờ qua. Tất cả các việc cộng lại phải đủ 24 giờ;
Hướng dẫn học sinh đánh dấu các công việc theo thứ A, B, C trong đó A là những nhóm công việc phục vụ nhu cầu cá nhân, B là nhóm công việc phục vụ cho học tập, C là nhóm công việc để giải trí.
Sau khi học sinh hoàn thành nội dung trên, sử dụng một số nhật ký thời gian của học sinh để thảo luận những câu hỏi sau:
 - Tác dụng của các nhóm công việc A, B và C đối với cuộc sống của em như thế nào? Và trong mỗi nhóm công việc, nhóm nào là quan trọng nhất và nên dành nhiều thời gian nhất để thực hiện?
- Em đã dành nhiều thời gian cho nhóm công việc nào nhất?
- Theo em, em có đang lãng phí thời gian không? Nếu có thì em đang lãng phí thời gian vào nhóm công việc gì? (những công việc gì không cần thiết phải thực hiện hay thực hiện nhiều thời gian?)
- Kết quả hoàn thành các công việc của em như thế nào?
- Chúng ta nên phân chia thời gian như thế nào giữa các nhóm công việc?
Trên cơ sở việc trao đổi, thảo luận những câu hỏi trên, giáo viên phân tích, hướng dẫn cho HS nhận thấy rõ tác dụng, vai trò của những nhóm công việc đối với học tập, cuộc sống của các em, làm cơ sở cho việc xây dựng thời gian biểu học tập hợp lý.
3.2.  Công cụ “thời gian biểu học tập”       
a) Mục đích : Học sinh biết sắp xếp công việc theo 1 ngày hoặc 1 tuần
b) Phương pháp: Thuyết trình, làm bài tập cá nhân
c) Chuẩn bị: Slide trình chiếu mẫu “Thời gian biểu”
d) Tổ chức hoạt động:
GV cung cấp các kiến thức và hướng dẫn học sinh các bước lập thời gian biểu học tập.
Bước 1: Lên danh sách những công việc cần làm
GV cho HS xem mẫu danh sách những công việc cần làm và phân tích, hướng dẫn cho các em cách thực hiện bước 1.
Yêu cầu HS trong vòng 03 phút liệt kê các công việc cần làm ra giấy và thời hạn hoàn thành của những công việc đó. Mời một số HS đứng lên đọc danh sách những công việc cần làm của mình.
Bước 2. Phân tích các công việc theo phương pháp ma trận thời gian
GV giới thiệu kỹ về phương pháp ma trận thời gian và trên cơ sở danh sách đã có ở bước 1 làm mẫu cho các em HS về việc phân tích những công việc theo phương pháp ma trận thời gian.
Yêu cầu HS trong vòng 03 phút phân tích, sắp xếp công việc theo phương pháp ma trận thời gian. Mời một số HS lên bảng trình bày ma trận thời gian của mình.
Bước 3. Thiết kế thời gian biểu theo tuần
GV cho HS xem mẫu thời gian biểu 01 tuần, và yêu cầu HS trong vòng 03 phút thiết kế thời gian biểu của mình. GV mời một số HS lên bảng trình bày thời gian biểu của mình.
e) Thông tin hoạt động – Các bước xây dựng “thời gian biểu”
Bước 1: Lên danh sách những công việc cần làm
Trước hết, cần liệt kê hết ra giấy cả ba nhóm công việc (nhóm công việc phục vụ nhu cầu cá nhân, nhóm công việc phục vụ cho học tập, nhóm công việc để giải trí) để sắp xếp, lên lịch thời gian biểu 01 tuần.
Bước 2: Phân tích các công việc theo phương pháp ma trận thời gian
Sau khi đã liệt kê ra các nhóm công việc, bước tiếp theo là phân tích các nhóm công việc theo phương pháp ma trận thời gian:
Phương pháp ma trận thời gian là dựa theo 2 tiêu chí là Quan trọng và Khẩn cấp để phân chia mức độ ưu tiên của công việc và thời gian thực hiện:
Vùng I: Quan trọng, khẩn cấp
Vùng II: Quan trọng, không khẩn cấp
Vùng III: Không quan trọng, khẩn cấp
Vùng IV: Không quan trọng, không khẩn cấp
Vùng I: Quan trọng, khẩn cấp
Các công việc ở vùng này phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Vùng này thuộc về nhóm công việc phục vụ cho học tập hay những việc khẩn cấp có liên quan đến cuộc đời của mỗi người. Ví dụ: bài tập hay những yêu cầu đột xuất của giáo viên, chăm sóc người thân ốm,….Vùng II:
Vùng II: Quan trọng, không khẩn cấp
Đây cũng là những công việc rất quan trọng, nhưng vẫn còn thời gian dài để thực hiện hay cần tích lũy thời gian mới đạt được kết quả như mong muốn,. Ví dụ: Lịch học tập theo thời khóa biểu, Ôn thi từ đầu học kỳ, đọc sách, học tiếng Anh, tập thể dục….
Vùng III – Không quan trọng, khẩn cấp
       Những việc này không quan trọng, không giúp chúng ta tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. Nhưng những công việc thuộc vùng này lại khẩn cấp, khó mà sắp xếp hay kiểm soát được chúng vì nó xảy ra có thể ngẫu nhiên hoặc bất ngờ. Ví dụ: Cuộc gọi từ một người quen lâu ngày không gặp, tin nhắn từ đám bạn, người thân nhờ đi mua đồ, khách không mời mà đến,…và những việc này xảy ra khi chúng ta đang làm việc, học bài hoặc đang cố gắng đảm bảo tiến độ của một việc gì đó. Phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự. Học cách từ chối khéo léo…để giảm thời gian cho những việc này.
Vùng IV  – Không quan trọng, không khẩn cấp
Các công việc của vùng này tiêu tốn thời gian mà không đem lại lợi ích gì đáng kể. Nhóm công việc phục vụ cho cá nhân và giải trí thường được sắp xếp ở vùng này.. Ví dụ: Kiểm tra Facebook, xem video giải trí trên Youtube, xem các chương trình giải trí trên TV, xem phim, ngủ nướng…
  - Như vậy, những công việc được xếp vào vùng I cần được thực hiện ngay, những công việc được xếp vào vùng II thì có thời gian nên cần có kế hoach làm việc hợp lý. Hai vùng này nên được cố định và cần tuân thủ thực hiện. Đối với những công việc vùng III và vùng IV thực hiện sau cùng và có sự điều chỉnh, linh hoạt thay thế cho nhau.
- Nếu đang làm việc ở Vùng II mà có việc ở Vùng I xuất hiện hãy hoàn thành việc Vùng I. Sau khi giải quyết xong các việc Vùng I hãy hoàn thành việc Vùng II.
- Phân bố thời gian cho các vùng hợp lý nhất là:
+ Vùng I: 15% – 20%
+ Vùng II: 60% – 65%
+ Vùng III và vùng IV: 10% – 20%
Bước 3. Thiết kế bảng thời gian biểu theo tuần
Dựa trên ma trận thời gian đã xây dựng, bước cuối cùng là xây dựng thời gian biểu theo tuần. Thiết kế bảng thời gian biểu gồm cột ghi ngày và giờ. Số giờ trong tuần được ghi theo hàng dọc và ngày được ghi theo hàng ngang. Có thể tham khảo mẫu sau: 
THỜI GIAN BIỂU

Thời gian	Thứ 2	Thứ 3	Thứ 4	Thứ 5	Thứ 6
22h00-5h30	Ngủ	Ngủ	Ngủ	Ngủ	Ngủ
5h30-6h00	Vệ sinh cá nhân, tập thể dục	Vệ sinh cá nhân, tập thể dục	Vệ sinh cá nhân, tập thể dục	Vệ sinh cá nhân, tập thể dục	Vệ sinh cá nhân, tập thể dục
6h00-6h30	Ăn sáng	Ăn sáng	Ăn sáng	Ăn sáng	Ăn sáng
7h00-11h00	Làm bài tập môn Lý luận Nhà nước và Pháp luật; Ôn  thi lại môn Tin học	Đi học môn Lý luận Nhà nước và Pháp luật	Làm bài tập môn Luật Hiến Pháp; Ôn thi lại môn Kỹ năng giao tiếp	Đi học môn Luật Hiến Pháp	Học văn hóa; Sinh hoạt lớp
11h00-13h00	Ăn trưa, nghỉ ngơi	Ăn trưa, nghỉ ngơi	Ăn trưa, nghỉ ngơi	Ăn trưa, nghỉ ngơi	Ăn trưa, nghỉ ngơi
13h30 – 17h00	Học văn hóa	Học văn hóa	Học văn hóa	Học văn hóa	Ôn thi lại môn Pháp luật
17h00-17h30	Hoạt động thể thao	Hoạt động thể thao	Hoạt động thể thao	Hoạt động thể thao	Hoạt động thể thao
17h30-18h30	Vệ sinh cá nhân, ăn tối	Vệ sinh cá nhân, ăn tối	Vệ sinh cá nhân, ăn tối	Vệ sinh cá nhân, ăn tối	Vệ sinh cá nhân, ăn tối
18h30-19h00	Gọi điện về cho gia đình	Gọi điện về cho gia đình	Gọi điện về cho gia đình	Gọi điện về cho gia đình	Gọi điện về cho gia đình
19h00-21h00	Học bài	Học bài	Học bài	Học bài	Học bài
21h00-21h30	Giải trí	Giải trí	Giải trí	Giải trí	Giải trí
21h30-22h00	Vệ sinh cá nhân	Vệ sinh cá nhân	Vệ sinh cá nhân	Vệ sinh cá nhân	Vệ sinh cá nhân

* Một số lưu ý khi thực hiện thời gian biểu
- Lựa chọn hình thức thời gian biểu
Học sinh lập thời gian biểu ra giấy, dán vào góc học tập hay trên tường ở những chỗ dễ quan sát để mỗi ngày có thể nhìn vào và xác định được cần làm những gì trong một ngày hay kết thúc nó trong khoảng thời gian nào. Có thể thiết kế thời gian biểu ngay trên ứng dụng điện thoại vô cùng tiện lợi. Các em cũng có thể cài chế độ nhắc hoạt động như chế độ báo thức, khi đến thời gian phải làm một công việc gì đó, điện thoạ sẽ hiện thông báo để nhắc nhở.
- Tạo thói quen tuân thủ thời gian biểu
Việc  tuân theo các công việc được ghi lại trong thời gian biểu là vô cùng quan trọng. Việc này quyết định mức độ hoạt động thành công của bảng thời gian biểu đã lập ra. Từ đó, cũng hình thành cho các em học sinh những thói quen tốt cho cuộc sống, làm việc tương lai sau này.
- Điều chỉnh thời gian biểu khi cần thiết
Thường xuyên xem xét lại thời gian biểu của mình và điều chỉnh nó cho phù hợp. Bởi cuộc sống là một chuỗi những sự kiện bất ngờ, nên không thể biết được nó có những việc phát sinh nào xảy đến. Chẳng hạn như: thời hạn hoàn thành việc được đẩy lên sớm hơn, cuộc hẹn bị hủy, được nghỉ học,…
- Tận dụng thời gian trống để tăng năng suất làm việc
Thời gian là vàng là bạc, đừng để nó trôi qua một cách lãng phí. Mặc dù đã lên kế hoạch những mốc thời gian tương ứng với công việc cụ thể. Thế nhưng, vẫn có những khoảng trống xuất hiện khi đã tiến hành thực hiện kế hoạch. 
Và khi có được những khoảng trống đó, hãy tận dụng nó để làm những việc ở phía sau, đôn những việc ở phía sau lên để hoàn thành sớm hơn và chèn thêm những công việc cần thiết vào (chăm sóc bản thân, dành thời gian cho gia đình…).