Những nội dung cơ bản của Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP

Ngày 28/5/2020, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (sau đây gọi là Thông tư số 04/2020/TT-BTP).
Thông tư số 04/2020/TT-BTP thay thế cho Thông tư số 15/2015/TT-BTP, quy định chi tiết một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định số 123/2015/NĐ-CP). Trong phạm vi bài viết này, tác giả giới thiệu những nội dung cơ bản như sau:
1. Việc ủy quyền đăng ký hộ tịch
Ủy quyền đăng ký hộ tịch là một trong những phương thức đăng ký hộ tịch được quy định tại Điều 6 Luật Hộ tịch năm 2014 và hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020, cụ thể quy định như sau:
 - Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.
- Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
- Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác theo quy định tại Khoản 1 Điều 15 Luật Hộ tịch thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ em, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ em về các nội dung khai sinh.
Như vậy, Cơ bản Thông tư số 04/2020/TT-BTP kế thừa quy định hiện hành của Thông tư 15/2015/TT-BTP về ủy quyền trong đăng ký hộ tịch, tuy nhiên có thay đổi một số nội dung như sau:
- Bổ sung thêm trường hợp được ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.;
- Quy định: Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người uỷ quyền được sửa đổi lại như sau: Trường hợp người đi đăng ký khai sinh cho trẻ em là ông, bà, người thân thích khác theo quy định tại Khoản 1 Điều 15 Luật Hộ tịch năm 2015 thì không phải có văn bản ủy quyền của cha, mẹ trẻ, nhưng phải thống nhất với cha, mẹ trẻ về nội dung khai sinh.
2. Giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch khi không nhận được kết quả xác minh
Vấn đề này, trước đây, Điều 4 Thông tư số 15/2015/TT-BTP không quy định rõ thời gian bao lâu sau khi gửi hồ sơ xác minh mà không nhận được văn bản trả lời thì tiến hành thực đăng ký hộ tịch, do đó Thông tư số 04/2020/TT-BTP đã bổ sung quy định: sau thời hạn 20 ngày kể từ ngày gửi văn bản yêu cầu xác minh mà không nhận được văn bản trả lời, thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp tục giải quyết hồ sơ theo quy định
Bên cạnh đó, Thông tư số 15/2015/TT-BTP quy định mọi trường hợp không nhận được văn bản trả lời xác minh thì người đăng ký yêu cầu hộ tịch phải viết cam đoan. Còn Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định: Đối với trường hợp xác minh về tình trạng hôn nhân thì cho phép người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình theo quy định.
3. Trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật
Đây là quy định mới so với Thông tư số 15/2015/TT-BTP, cụ thể như sau:
- Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.
- Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật.
4. Hướng dẫn quy định về nội dung khai sinh
Vấn đề này, Điều 6 Thông tư số 04/2020/TT-BTP có quy định như sau:
Nội dung khai sinh được xác định theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Luật Hộ tịch, Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn sau đây:
- Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.
- Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.
5. Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh
Hồ sơ đăng ký lại khai sinh theo Khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm các giấy tờ sau đây:
- Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;
- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
Điều 9 Thông tư số 04/2020/TT-BTP hướng dẫn Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh theo quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm:
1. Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ.
2. Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.
3. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ quy định tại mục 1 và mục 2 thì giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:
a) Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
b) Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;
c) Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
d) Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.
Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật theo quy định.
4. Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh.
Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo quy định và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.
 Về cơ bản, Thông tư số 04/2020/TT-BTP cũng quy định các loại giấy tờ tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh tương tự như tại Thông tư số 15/2015/TT-BTP. Tuy nhiên, để đảm bảo chặt chẽ hơn, Thông tư số 04/2020/TT-BTP đã bổ sung thêm quy định trong trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh. Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 04/2020/TT-BTP và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.
6. Hướng dẫn chi tiết việc xác minh trong thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài. 
Theo đó, việc xác minh trong thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài theo quy định tại Khoản 2 Điều 38 Luật Hộ tịch năm 2014 và Khoản 1 Điều 31 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được thực hiện theo hướng dẫn như sau: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Tư pháp có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra hồ sơ đăng ký kết hôn. Trường hợp có khiếu nại, tố cáo việc kết hôn không đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và Gia đình hoặc xét thấy có vấn đề cần làm rõ về nhân thân của bên nam, bên nữ hoặc giấy tờ trong hồ sơ đăng ký kết hôn thì Phòng Tư pháp phối hợp với cơ quan có liên quan xác minh làm rõ. Trong quá trình thẩm tra, xác minh hồ sơ, nếu thấy cần thiết, Phòng Tư pháp làm việc trực tiếp với các bên để làm rõ về nhân thân, sự tự nguyện kết hôn, mục đích kết hôn.
7. Quy định về thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
7.1. Cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Theo quy định tại Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Thông tư số 15/2015/TT-BTP thì người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn phải nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đó. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp người yêu cầu không nộp lại được do bị mất, thất lạc… nhưng lại không có quy định hướng dẫn, gây nhiều khó khăn trong công tác đăng ký hộ tịch. Khắc phục bất cập này, Thông tư số 04/2020/TT-BTP đã hướng dẫn tại Điều 12, cụ thể như sau:
Trường hợp người yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn mà không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đây, thì người yêu cầu phải trình bày rõ lý do không nộp lại được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản trao đổi với nơi dự định đăng ký kết hôn trước đây để xác minh. Trường hợp không xác minh được hoặc không nhận được kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
Bên cạnh đó, Thông tư cũng quy định cơ quan đăng ký hộ tịch phải từ chối giải quyết trong trường hợp xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người cùng giới tính hoặc kết hôn với người nước ngoài tại Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
7.2. Hiệu lực của Giấy Xác nhận tình trạng hôn nhân
 Về giá trị sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, tại Khoản 1 Điều 23 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp. Để cụ thể hơn, Thông tư số 04/2020 quy định: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân hoặc 06 tháng kể từ ngày cấp, tùy theo thời điểm nào đến trước.
- Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn thì cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ cấp một (01) bản cho người yêu cầu. Trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ họ tên, năm sinh, quốc tịch, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn, nơi dự định đăng ký kết hôn.
- Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, không phải để đăng ký kết hôn, thì người yêu cầu không phải đáp ứng điều kiện kết hôn; trong Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi rõ mục đích sử dụng, không có giá trị sử dụng để đăng ký kết hôn. Số lượng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp theo yêu cầu.
- Trường hợp yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn với người cùng giới tính hoặc kết hôn với người nước ngoài tại Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết.
8. Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con
Thông tư số 04/2020/TT-BTP đơn giản hơn các chứng cứ để chứng minh quan hệ cha, mẹ, con, tạo điều kiện thuận lợi để người dân thực hiện quyền nhận cha, mẹ (Điều 90 Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014) và quyền nhận con (Điều 91 Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014).
Chứng cứ để chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại Khoản 1 Điều 25 và Khoản 1 Điều 44 của Luật Hộ tịch năm 2014 gồm một trong các giấy tờ, tài liệu sau đây:
Một là, văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan, tổ chức khác có thẩm quyền ở trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.
Hai là, trường hợp không có chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con như trên thì các bên nhận cha, mẹ, con lập văn bản cam đoan về mối quan hệ cha, mẹ, con theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 04/2020/TT-BTP, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.
Trước đây, ngoài văn bản cam đoan thì phải có thư từ, phim ảnh, băng đĩa, đồ dùng, vật dụng khác để chứng minh mối quan hệ cha con, quan hệ mẹ con và có ít nhất hai người làm chứng, tuy nhiên quy định này có nhiều bất cập trong việc thi hành, do đó, hiện nay, Thông tư số 04/2020/TT-BTP đã bãi bỏ quy định này.
9. Giải quyết việc xác định cha, mẹ, con trường hợp con do người vợ sinh ra trong thời kỳ hôn nhân nhưng không được thừa nhận là con chung
Khoản 4 Điều 16 Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định về trường hợp này như sau:
Trường hợp con do người vợ sinh ra hoặc có thai trong thời kỳ hôn nhân nhưng vợ hoặc chồng không thừa nhận là con chung hoặc người khác muốn nhận con thì do Tòa án nhân dân xác định theo quy định pháp luật.
Trường hợp Tòa án nhân dân từ chối giải quyết thì cơ quan đăng ký hộ tịch tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh cho trẻ em chưa xác định được cha hoặc đăng ký nhận cha, con, hồ sơ phải có văn bản từ chối giải quyết của Tòa án và chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
10. Hướng dẫn thủ tục đăng ký khai tử
Điều 13 Thông tư số 04/2020/TT-BTP hướng dẫn như sau:
Việc đăng ký khai tử được thực hiện theo quy định tại Mục 7 Chương II Luật Hộ tịch năm 2014 và hướng dẫn sau đây:
1. Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết.
2. Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không có giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh theo quy định trên hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử.
11. Hướng dẫn thủ tục cải chính hộ tịch
Theo Khoản 12 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014: Cải chính hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi những thông tin hộ tịch của cá nhân trong trường hợp có sai sót khi đăng ký hộ tịch.
Theo Khoản 2 Điều 7 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP: Cải chính hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của Công chức TP-HT hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.
Điều 17 Thông tư số 04/2020/TT-BTP hướng dẫn rõ một số nội dung trong thủ tục cải chính hộ tịch như sau:
- Việc cải chính hộ tịch chỉ được giải quyết sau khi xác định có sai sót khi đăng ký hộ tịch; không cải chính nội dung trên giấy tờ hộ tịch đã được cấp hợp lệ nhằm hợp thức hóa thông tin trên hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác.
- Sai sót trong đăng ký hộ tịch là sai sót của người đi đăng ký hộ tịch hoặc sai sót của cơ quan đăng ký hộ tịch.
- Việc cải chính nội dung đăng ký khai tử thuộc thẩm quyền của cơ quan đã đăng ký khai tử, theo đề nghị của người có trách nhiệm đăng ký khai tử quy định tại Điều 33 Luật Hộ tịch năm 2014.
12. Hướng dẫn thủ tục bổ sung thông tin hộ tịch
Theo Khoản 13 Điều 4 Luật Hộ tịch: Bổ sung hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cập nhật thông tin hộ tịch còn thiếu cho cá nhân đã được đăng ký.
Thông tin hộ tịch còn thiếu là thông tin hộ tịch của công dân mà tại thời điểm đăng ký không có được. Thực tế lịch sử công tác đăng ký hộ tịch cho thấy, một số trường hợp do chưa có cơ sở để xác định nội dung hoặc do quy định pháp luật tại thời điểm đăng ký nên một số thông tin hộ tịch của cá nhân ( như: dân tộc, quốc tịch,phần khai về cha/mẹ, quê quán ...) được để trống.
Để bảo đảm dữ liệu hộ tịch của mỗi cá nhân là đầy đủ, chính xác, pháp Luật Hộ tịch cho phép khi người dân có yêu cầu và có cơ sở chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ thực hiện thủ tục ghi bổ sung nội dung tương ứng vào Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch.
Thủ tục bổ sung hộ tịch tại UBND cấp xã và UBND cấp huyện được thực hiện tương tự như thủ tục thay đổi hộ tịch theo quy định tại Điều 29 và Điều 47 Luật Hộ tịch năm 2014, như sau:
- Người yêu cầu bổ sung hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.
- Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy yêu cầu bổ sung hộ tịch là đúng, công chức TP-HT ghi nội dung bổ sung vào mục tương ứng trong Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu.
Trường hợp bổ sung hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì công chức TP-HT ghi nội dung bổ sung vào mục tương ứng và đóng dấu vào nội dung bổ sung.
Hiện nay, để làm rõ hơn một số nội dung trong thủ tục bổ sung thông tin hộ tịch, Điều 18 Thông tư số 04/2020/TT-BTP có hướng dẫn như sau:
1. Giấy tờ hộ tịch quy định tại Khoản 2 Điều 75 Luật Hộ tịch năm 2014 có giá trị sử dụng mà không phải bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu so với biểu mẫu hộ tịch hiện hành.
2. Giấy tờ hộ tịch được cấp hợp lệ kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016 mà thông tin hộ tịch còn thiếu thì được bổ sung, nếu có giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hợp lệ chứng minh.
Yêu cầu ghi bổ sung quốc tịch Việt Nam chỉ thực hiện đối với giấy tờ hộ tịch được cấp kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016, sau khi xác định người yêu cầu đang có quốc tịch Việt Nam theo quy định của Luật quốc tịch Việt Nam.
3. Trường hợp cá nhân đã được đăng ký khai sinh trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Giấy khai sinh, Sổ đăng ký khai sinh không ghi ngày, tháng sinh thì được bổ sung ngày, tháng sinh theo Giấy chứng sinh hoặc văn bản xác nhận của cơ sở y tế nơi cá nhân sinh ra.
Trường hợp không có Giấy chứng sinh, không có văn bản xác nhận của cơ sở y tế thì ngày, tháng sinh được xác định như sau:
a) Đối với người có hồ sơ, giấy tờ cá nhân ghi thống nhất về ngày, tháng sinh, thì xác định theo ngày, tháng sinh đó.
Trường hợp ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân không thống nhất thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được cấp hoặc xác nhận hợp lệ đầu tiên.
b) Đối với người không có hồ sơ, giấy tờ cá nhân hoặc hồ sơ, giấy tờ cá nhân không có ngày, tháng sinh thì cho phép người yêu cầu cam đoan về ngày, tháng sinh theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
c) Trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo hướng dẫn tại điểm a, điểm b, thì ngày, tháng sinh là ngày 01 tháng 01 của năm sinh; trường hợp xác định được tháng sinh nhưng không xác định được ngày sinh thì ngày sinh là ngày 01 của tháng sinh.
4. Trường hợp cơ quan thực hiện việc bổ sung thông tin hộ tịch không phải cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây, thì sau khi giải quyết phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch đến cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây để ghi vào Sổ hộ tịch; nếu cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây là Cơ quan đại diện thì thông báo đến Bộ Ngoại giao.
Việc thay đổi, bổ sung thông tin hộ tịch của con nuôi theo hướng dẫn tại Điều 19 Thông tư số 04/2020/TT-BTP như sau:
1. Sau khi được giải quyết cho làm con nuôi, theo yêu cầu của cha, mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện thay đổi hộ tịch theo quy định tại Điều 26, Điều 27, Điều 28, Điều 46 Luật Hộ tịch năm 2014.
2. Trường hợp trẻ em được nhận làm con nuôi là trẻ bị bỏ rơi, trẻ chưa xác định được cha, mẹ thì theo yêu cầu của cha, mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện bổ sung thông tin của cha, mẹ nuôi vào phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh; mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha, mẹ nuôi”.
3. Trường hợp con riêng được cha dượng, mẹ kế nhận làm con nuôi, nếu Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh còn để trống phần khai về cha hoặc mẹ, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi bổ sung thông tin về cha dượng hoặc mẹ kế vào phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh; mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha nuôi” hoặc “mẹ nuôi”.
Nếu Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh có đủ phần khai về cha và mẹ, thì theo yêu cầu của cha nuôi hoặc mẹ nuôi, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú của con nuôi thực hiện thay đổi phần khai về cha dượng hoặc mẹ kế vào phần khai về cha hoặc mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh; mục Ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “cha nuôi” hoặc “mẹ nuôi”.
Việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc trong một số trường hợp đặc biệt được hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 04/2020/TT-BTP  như sau:
1. Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc mà việc hộ tịch trước đây được đăng ký tại Sở Tư pháp thì thẩm quyền giải quyết được xác định như sau:
a) Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú trước khi xuất cảnh thực hiện thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc;
b) Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người đó thực hiện cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.
c) Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có trụ sở của Sở Tư pháp đã đăng ký việc hộ tịch trước đây thực hiện cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch.
Sau khi thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, Ủy ban nhân dân cấp huyện gửi thông báo kèm theo bản sao trích lục hộ tịch cho Sở Tư pháp để ghi chú vào Sổ hộ tịch theo quy định.
2. Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc nhưng người yêu cầu không còn bản chính giấy tờ hộ tịch hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch không còn lưu giữ được Sổ hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn tiếp nhận, giải quyết theo quy định.
Sau khi cấp Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc cho người yêu cầu, công chức làm công tác hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch hoặc mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch theo quy định.