Một số bất cập về quy định chứng thực hợp đồng, giao dịch

Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Bên cạnh hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trở thành công cụ đảm bảo an toàn pháp lý cho người dân khi tham gia các hợp đồng, giao dịch, đặc biệt đối với những địa bàn chưa có các tổ chức chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, qua quá trình thực hiện các quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch phát sinh một số bất cập gây khó khăn cho quá trình thực thi cũng như tiềm ẩn một số rủi ro pháp lý, cụ thể như sau:
Thứ nhất, hồ sơ, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch đơn giản, người thực hiện chứng thực không được yêu cầu thêm bất cứ thành phần hồ sơ nào ngoài quy định. Tuy nhiên trên thực tế để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý, công chức Tư pháp - Hộ tịch đều yêu cầu thêm một số loại giấy tờ tương ứng với hợp đồng, giao dịch yêu cầu chứng thực.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thành phần hồ sơ bao gồm:
“Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:
a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;
c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng”.
Với quy định này có thể thấy rằng thành phần hồ sơ khá đơn giản, tạo thuận lợi cho người dân khi thực hiện yêu cầu chứng thực, qua đó thể hiện rõ tinh thần cải cách thủ tục hành chính mạnh mẽ. Tuy nhiên, trong thực tế, có những nơi cán bộ Tư pháp - Hộ tịch là người tham mưu giúp lãnh đạo UBND cấp xã thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch trong quá trình tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, nhận thấy để đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch của người dân đã giải thích và yêu cầu người dân cung cấp thêm những giấy tờ ngoài quy định tại Khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP để chứng minh quan hệ nhân thân của một trong các bên giao dịch hoặc để có căn cứ xác định rõ quyền đối với tài sản của hợp đồng, giao dịch như: sổ hộ khẩu hoặc Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy chứng tử hoặc văn bản khai nhận, văn bản thỏa thuận phân chia di sản khi người đồng sở hữu tài sản đã chết, văn bản ủy quyền cho một người tham gia giao dịch khi tài sản có đồng sở hữu, văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế…
Việc yêu cầu thêm các loại giấy tờ trong thành phần hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch về mặt thực tế là hợp lý, nhằm bảo vệ quyền lợi cho người dân nhưng đối chiếu với quy định về thực hiện Bộ thủ tục hành chính đã được cơ quan có thẩm quyền công bố thì việc làm này lại là trái quy định khi yêu cầu người dân phải cung cấp thêm những giấy tờ ngoài quy định của khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Thứ hai, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định thời gian niêm yết đối với các giao dịch về thừa kế
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn chưa có quy định về thời gian niêm yết, dẫn đến địa phương còn lúng túng đối với trường hợp yêu cầu chứng thực văn bản khai nhận di sản thừa kế, văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế. Trong khi đó, các văn bản hướng dẫn công tác chứng thực trước đây như Nghị định 75/2000/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT- BTP-BTNMT lại quy định khá cụ thể về thủ tục; bên cạnh đó, Luật Công chứng năm 2014 cũng quy định đối với loại việc này phải có niêm yết trong thời gian 15 ngày…).
Thứ ba, quy định về mức thu phí chứng thực khá thấp người dân ưu tiên lựa chọn chứng thực hợp đồng, giao dịch thay vì yêu cầu công chứng
Theo quy định hiện nay, mức thu phí chứng thực hợp đồng, giao dịch là 50.000 đồng/trường hợp, đây là mức phí khá thấp, trong khi đó mức phí yêu cầu công chứng hợp đồng theo giá trị hợp đồng. Như vậy, về tương quan cùng giá trị pháp lý nhưng mức phí giữa hai loại hình này lại chênh lệch nhau, điều này dẫn tới xu hướng người dân lựa chọn chứng thực nhiều hơn là công chứng hợp đồng vì sự thuận tiện, nhanh chóng và chi phí thấp.
Thứ tư, một số quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trái với các văn bản pháp luật chuyên ngành
Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 8 Thông tư số 58/2020/TT-BCA ngày 16/6/2020 của Bộ Công an quy định quy trình cấp, thu hồi đăng ký, biển số phương tiện giao thông cơ giới đường bộ: “Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân có xác nhận công chứng hoặc chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị đang công tác đối với lực lượng vũ trang và người nước ngoài làm việc trong cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế mà đăng ký xe theo địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị công tác”. Quy định này tạo tạo điều kiện thuận lợi cho người dân thực hiện chuyển quyền sở hữu xe của cá nhân. Tuy nhiên, tại khoản 4 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác”. Về bản chất, Giấy bán, tặng, cho xe của cá nhân là hợp đồng mua bán, vì vậy, cần phải lập thành hợp đồng, phải được công chứng, chứng thực theo quy định của Luật Công chứng và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Thứ năm, thẩm quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố hợp đồng, giao dịch chứng thực vô hiệu
Hiện nay, chưa có quy định cụ thể thẩm quyền đề nghị tòa án tuyên bố hợp đồng, giao dịch chứng thực vô hiệu dẫn đến khi phát hiện hợp đồng, giao dịch được chứng thực đã rất lâu, thậm chí có thể được thực hiện một phần có sai sót về nội dung, có dấu hiệu trái pháp luật, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan mong muốn đề nghị tòa án tuyên bố các hợp đồng, giao dịch này vô hiệu để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình nhưng chưa thực hiện được do chưa có quy định về thẩm quyền.
Thứ sáu, chưa có quy định thống nhất về mẫu hợp đồng, giao dịch
Khoản 1 Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định người yêu cầu chứng thực phải nộp bản dự thảo hợp đồng, giao dịch, nhưng không quy định hợp đồng, giao dịch đó phải được thực hiện theo mẫu cụ thể nào. Thực tế cho thấy nhiều trường hợp người yêu cầu chứng thực nộp dự thảo hợp đồng giao dịch do mình tự soạn có nội dung không chặt chẽ, thiếu các thông tin cần thiết, hoặc có trường hợp viết tay, chữ viết không rõ ràng…, dẫn đến tình trạng người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực gặp rất nhiều khó khăn khi soạn thảo, xem xét nội dung của hợp đồng.
Từ những bất cập nêu trên cho thấy một số quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ chưa thực sự đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Chính vì vậy, cơ quan có thẩm quyền cần phải nghiên cứu sửa đổi, bổ sung để hoàn thiện các quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã, nhằm đảm bảo an toàn pháp lý, bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng về tài sản của người dân, góp phần ổn định trật tự, an ninh xã hội trong giai đoạn hiện nay./.